Termín Memorandum má latinský původ a při překladu do španělštiny znamená „něco, co by mělo být zapamatováno“. Z tohoto důvodu použití konceptu akceptuje několik použití. Lze tedy říci, že memorandum je ve svém základním přijetí, druh zprávy, která je určena osobě nebo její skupině, ve které je vyjádřeno něco, co je třeba pro danou záležitost zohlednit. Na druhou stranu jej lze definovat také jako poznámkový blok nebo poznámkový blok, do kterého se zapisují věci, které si člověk v budoucnu musí pamatovat. V memorandu je možné určit různé typy informací, jako je oznamování některých informací na poslední chvíli, některých zvláštních požadavků atd.
V diplomatickém světě se memorandum vztahuje na komunikaci méně důraznou než paměť a poznámka, ve které je shrnuta řada událostí a důvodů, které je třeba vzít v úvahu ve věcech většího významu. Diplomatická memoranda editor obvykle nepodepisuje. Je třeba poznamenat, že RAE také objasňuje, že memorandum může odkazovat na poznámku, která je zaslána ručně osobě ve stejné společnosti nebo organizaci. Navzdory skutečnosti, že správným slovem je memorandum, v dnešní době lidé často nahrazují memorandum, odvozeninu množného čísla původního slova.
Memorandum je tvořeno řadou pevných prvků, do nichž je nutné ukládat vysoce relevantní údaje a díky nim je možné je odlišit od ostatních informativních a komunikativních textů. Z těchto prvků lze zmínit ty nejdůležitější, například: místo, datum, komu je určeno, předmět, tělo textu, rozloučení, podpis, kopie pro odesílatele a zápatí, je-li to nutné.
Je důležité si uvědomit, že memoranda nemají závěrečný odstavec, protože informace jsou jednoduše přenášeny a finalizovány podpisem a razítkem. Nicméně, jazyk používá k psaní memorandum musí být formální, že přenáší respekt a evokuje důležitost této záležitosti, které mají být sdělovány a předávány.
