Etymologie slova Archiv pochází z latiny „Archivum“, což znamená „sídlo soudců“. Slovo soubor je dnes označováno jako odkaz na web nebo cíl, kde jsou ukládány a uchovávány dokumenty, které by mohly být vytvořeny lidmi nebo institucemi, a proto mohou být soubory soukromé nebo veřejné.
Základním účelem každého archivu je mít možnost uchovávat, objednávat a třídit dokumenty, aby bylo možné je efektivně a rychle najít, když je třeba je prohledat.
Ve světě výpočetní techniky se termín soubor (nebo soubor z anglického jazyka) běžně používá k označení souboru dat nebo digitálních informací založených na „bitech nebo binárních informacích“, které lze uložit a později použít pomocí existující aplikace v počítači nebo jiném technologickém zařízení. Soubor počítače je uložen na pevném disku počítače a skládá se z názvu a přípony složky, která jej obsahuje (příklad: název souboru.ext).
Pamatujte, že v počítačích nejsou všechny soubory ukládány stejným způsobem, textový soubor se ukládá jinak než obraz, video nebo hudební soubor; Také prostor, který zabírají na pevném disku, není stejný, protože jejich obsah je odlišný. Výhodou digitálních souborů je, že je lze přesouvat, kopírovat, mazat, měnit jejich umístění atd. Z našich počítačů je lze také sdílet například prostřednictvím sociálních sítí a odesílat je e-maily.
Sin embargo hay que tener en cuenta que los archivos han formado parte de la historia de la humanidad desde que la misma empezó a registrar su vida, pues los datos o documentos más importantes siempre han sido almacenados en archivos físicos, ya que no se contaba con la tecnología que se tiene hoy en día. Estos documentos eran almacenados en grandes depósitos, cajas o estantes. Aunque una de sus mayores desventajas es que al pasar del tiempo el deterioro del papel es inevitable y los mismos perdían todo su contenido. Aun así no podemos olvidar que existen muchos libros y documentos físicos que tienen un valor histórico emblemático y por tal motivo siempre se tratara de conservar en el mejor estado posible.
