Podle jeho etymologie pochází tento termín z množného příčestí latinského slovesa „Agere“ (dělat) a odkazuje na „Skutky“ . Zápisem se rozumí jakýkoli dokument, který byl vytvořen během schůze nebo shromáždění a který sepsal někdo, kdo byl na dané schůzi přítomen, a kde jsou zohledněny všechny dohody a závěry projednávané během ní.
Příprava minuty umožňuje, aby konané zasedání bylo platné, a pokud nastane případ, může sloužit jako důkaz, pokud dojde k nějakému problému.
Záznam může popsat vše, co bylo řečeno na schůzce, výsledky soutěží, voleb atd., Jakož i známky studentů, výsledky loterie, svatební oslavu, mimo jiné. Záznam by měl obvykle vždy obsahovat datum, místo a čas, kdy byl proveden, kromě krátkého uvedení důvodu jeho dokončení. Obecně jsou uchovávány nebo registrovány v zápisníku, ve kterém jsou všechny zápisy vytvořené během stanoveného období, a to chronologicky, s přihlédnutím k tomu, že všechny jeho stránky musí být očíslovány, aby byla dodržena objednávka.
Jakmile je schůzka u konce a zápis je hotový, všichni účastníci udělají vše, co je v zápisu uvedeno, a pokračují v jeho podpisu, každý z účastníků se musí podepsat, čímž zanechá potvrzení o svém zásahu a přijetí všeho, co je na něm napsáno.
