Jedná se jednoduše o návrh faktury, který je odeslán kupujícímu s konkrétními údaji, které budou později zahrnuty do původní faktury, aby mohl tyto údaje informovat a čekat na jejich schválení. Proforma faktura není běžným dokumentem, ale prohlášením o závazku prodávajícího propagovat konkrétní zboží nebo služby pro kupujícího.
Na rozdíl od nejznámějších nejsou tyto faktury registrovány jako pohledávky za prodávajícím, ani nejsou evidovány jako závazky, to znamená, že nejsou součástí účetnictví podniku jako takového. V zásadě hraje roli obchodní nabídky nebo případně návrhu faktury, přičemž jde o dohodu kupujícího a prodávajícího, která je uzavřena jako závazek mezi oběma před uzavřením konečné dohody.
Další použití, které se této faktuře poskytuje na komerční úrovni, je jako voucher, který specifikuje operaci, která ještě nebyla dokončena, protože zákazník neobdržel zboží nebo za něj nezaplatil. Abychom podrobně popsali rozdíl od běžné faktury, proforma objasňuje, co je ve stejném dokumentu, kromě toho, že má další číselnou řadu, nebo není jednoduše očíslovaná a nelze ji nahradit běžnou. V oblasti práva se tato faktura používá jako závěrečná věta umožňující vývoj právního procesu. V mezinárodním obchodě musí být tato faktura doručena celním úřadům, pokud v době odeslání není k dispozici skutečná faktura.
V případě lingvistiky existují dvě ustavené skupiny, kterými jsou:
- Pronominal proforma: je nejznámější, slouží k doplnění substantivní fráze, případně určující.
- Non-pronominal proforma: v našem jazyce takový koncept neexistuje, nicméně v italštině, francouzštině nebo katalánštině se používá. Úkolem této funkce je nahradit předložkovou frázi , která může mít v závislosti na jazyku rozdíly a zvláštnosti.
Tyto údaje, které mají být odeslány do zmíněné faktury jsou následující:
- Datum.
- Jména.
- Obchodní důvody prodávajícího a kupujícího.
- Přesné označení a množství zboží.
- Jednotková cena a množství zboží.
- Forma a platební podmínky.
- Druh balení.
- Dodací podmínky zboží.
- Není vyžadován autorizovaný podpis.
- Uvedená data mohou být uvedena na obchodní faktuře, jakmile kupující potvrdí objednávku.
